اولین نکته برای ارسال ایمیل به استاد این است که قبل از ارسال ایمیل، حتما هوم پیچ استاد را بررسی کنید تا از یکسری اطلاعات آگاهی داشته باشید و از استاد سوال تکراری که قبلا در هوم پیح خود قرار داده است نپرسید. مسلما اگر سوالی بپرسید که استاد در هوم پیج خود توضیح داده است، متوجه می شود که حتی هوم پیج او را بررسی نکرده اید. همینطور لیست اسکالر شیپ های دانشگاهی که استاد در آنجا تدریس می کند نیز چک بکنید و اگر پوزیشن دکتری یا اسکالر شیب مدنظر شما وجود دارد، در مورد آن کیس مشخص فقط سوال بپرسید

قبل از ارسال ایمیل به استاد بهتر است لینکدین استاد و یا حتی ریسرچ گیت او را هم بررسی کنید تا شاید اطلاعاتی در مورد موضوعات تحقیقاتی در اینها پیدا کنید.

نکته بعدی که برای ارسال ایمیل به استاد باید رعایت کنید این است که زمینه کاری استاد با فیلد کاری شما مرتبط باشد  و این موضوع را می توانید از طریق لیست پروژه هایی که استاد در حال انجام داده است، متوجه بشید.

از دیگر نکات مهم درباره ایمیل به استاد در اپلای، رزومه است که حتما رزومه خود را هنگام ارسال ایمیل پیوست کنید و در متن ایمیل نیز حتما قید کنید که رزومه خود را پیوست کرده اید تا اگر استاد مایل بود، رزومه شما را بررسی کنید.

در رزومه حتما دانشگاه هایی که در مقاطع قبلی تحصیل کرده اید را ذکر کنید، چه رشته و گرایشی تحصیل کرده اید، موضوع پایان نامه شما چه موضوعی بوده است و معدل شما چقدر بوده است را نیز در رزومه بیاورید. همچنین معدل خودتان را هم بهتر است بر اساس سیستم نمره دهی اروپا درج کنید.

متن ایمیلی که به استاد می فرستید خیلی طولانی نباشد و فقط نکات مهم و حائز اهمیت را درج کنید. ایمیل خیلی طولانی باعث می شود که استاد حتی آن را مطالعه نکند ولی خیلی هم کوتاه نباشد.

اگر پوزیشنی که می خواهید برای آن اپلای کنید تعریف شده و مشخص نیست (مثلا اکثر پوزیشن های دکتری در کانادا، انگلیس، استرالیا، امریکا و … پروژه مشخصی ندارند و این شما هستید که به عنوان دانشجوی دکتری برای آنها پروپوزال تعریف می کنید) در این صورت توصیه می شود که ریسرچ پروپوزال هم تعیین کنید و در ایمیل پیوست کنید ولی اکثر پوزیشن های دکتری دانشگاه های اروپایی، یک پروژه خاص و تعریف شده دارند و برای آنها نیاز به ریسرچ پروپوزال نیست.